Wdrożenie outsourcingu w firmie

Internet i nowoczesne technologie informacyjne zdominowały świat. Obecnie odniesienie sukcesu biznesowego jest niemal niemożliwe bez zaistnienia w tych dziedzinach. Outsourcing IT wydaje się o tyle sensowny, że to zespól fachowców będzie zajmował się funkcjonowaniem firmy na rynku w zakresie usług informatycznych, bo w ten sposób tworzy się duże oszczędności: czasu oraz zasobów ludzkich przy jednoczesnym nastawieniu na pewny zysk.

Zanim jednak podjęte zostaną działania dotyczące wyodrębnienia jednostki spełniającej określone funkcje w firmie, kadra menedżerska musi przeprowadzić szczegółową analizę ekonomiczną oraz rozważyć postulaty przemawiające za oraz przeciw takiemu rozwiązaniu. Powodzenie wdrożenia umowy outsourcingu zależy w dużej części od początkowej jej fazy. Outsourcing powinien być wdrażany etapami. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy outsourcingu. W przypadku outsourcingu informatycznego kolejne etapy to:

  1. Rozpoznanie infrastruktury informatycznej Klienta wraz z rozpoznaniem jego potrzeb i "bolączek" a następnie podpisanie "Umowy obsługi Informatycznej".
  2. Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania używanego przez zleceniodawcę, uporządkowanie systemu informatycznego oraz wypracowanie procedur współpracy obu stron.
  3. Po upływie kilku miesięcy strony analizują przebieg i warunki dotychczasowej współpracy i wprowadzają w miarę potrzeby poprawki.
  4. Stała opieka informatyczna nad systemem Zleceniodawcy zgodnie z podpisaną umową.

Główne elementy umowy outsourcingowej:

  • umowa długookresowa stała z opcją corocznej oceny współpracy przez zleceniodawcę;
  • wynagrodzenie stałe zryczałtowane, płatność w ratach miesięcznych, oraz dodatkowo wynagrodzenie za każdą godzinę przepracowaną ponad uzgodniony limit;
  • uzgodnienie reguł komunikacji, warto ustalić, kto, kiedy i w jakim czasie może zamawiać usługę oraz jakie informacje powinien dla nas zbierać i przekazywać;

Przykład: Jeśli szczegółowo określimy zasady gromadzenia informacji i kontroli, będziemy wiedzieć, jakiego typu urządzenia były wykorzystywane, które działy je pobrały, na jak długo i po co. Będziemy wiedzieć, jaką częścią faktury obciążyć konkretne miejsce powstawania kosztów.